El sistema de gestión GES satisface los requerimientos de empresas pequeñas y medianas.

Módulos del Sistema de Gestión GES

Facturación y Logística
  • Se pueden ingresar los pedidos de los clientes para luego ser remitidos y/o facturados en su debido momento, ya sea total o parcialmente.
  • Los pedidos ingresados al sistema, una vez aprobados pueden reservar la mercadería solicitada.
  • Se puede remitir primero y luego facturar uno o varios remitos.
  • Los comprobantes pueden ser emitidos en pesos o en cualquier otra moneda extranjera.
  • Los clientes pueden tener asignadas sucursales. Los reportes de ventas pueden emitirse también por sucursal.
  • Se permiten hasta 100 listas de precios, fijas o variables, en pesos o en moneda extranjera. Los precios pueden modificarse por lotes o individualmente y pueden ser importados desde planillas de Excel.
  • Se puede configurar el sistema para que se evalúe el crédito del cliente al momento de registrar el pedido, factura o remito y en caso de no ser aprobado el comprobante éste puede ser rechazado o bloqueado hasta que se solucione el problema.
  • Ante bloqueos de pedidos, facturas o remitos por falta de créditos, existe la posibilidad de utilizar una autorización de gerencia.
  • Se puede configurar el sistema para que rechace pedidos, facturas o remitos por falta de stock.
  • El control del stock puede ser para todos los artículos, para ninguno o para algunos de ellos.
  • Se pueden ingresar comentarios para los comprobantes que se emiten.
  • Se pueden ingresar descuentos individuales por artículo, descuentos comerciales acumulativos por comprobante, descuentos por línea o familia, etc.
  • Se puede realizar el seguimiento de las entregas asignando los remitos o pedidos a fleteros y registrando la salida y el regreso.
  • El sistema calcula automáticamente los desplazamientos de pago indicando claramente en las consultas de cuentas corrientes los días de desplazamiento.
  • Se pueden emitir comprobantes y posponer la impresión para otro momento.
  • Se pueden imprimir rótulos con los datos del cliente y transporte para adosar a los bultos.
  • Se pueden ingresar al sistema los acuerdos comerciales con los clientes, los que se verán reflejados en las estadísticas.
  • Se pueden emitir reportes estadísticos de venta, subdiario de IVA ventas, pedidos pendientes de entrega, facturas pendientes de cobranza, antigüedad de deuda, ingresos brutos, comisiones, etc.
  • Se pueden definir vendedores por cliente o sucursal, o bien asignarlos por cada operación.
  • Se pueden definir transportistas o fletes, los que se asignarán a clientes o sucursales de los mismos.
  • Se pueden definir distintos domicilios del cliente: fiscal, de entrega de mercadería y de entrega de documentación.
  • Se pueden ingresar planes de cobranza a plazo, en cuotas y anticipos.
  • Se pueden ingresar planes de cobranza variables, los que se definirán recién al momento de facturar o ingresar un pedido.
  • Los artículos podrán definirse por código principal y/o con un atributo de fragancia/aroma/color /etc. y otro correspondiente al empaque (x 12 unidades, x 36 u., etc.)
  • Automáticamente calcula las percepciones de IIBB según las datos de ARBA. Permite ingresar excepciones.
  • Se pueden registrar los conformes de las entregas a los expresos.
  • Automáticamente se realizan los remitos electrónicos o COT conectándose a internet.

Compras
  • Se puede trabajar con órdenes de compra. En este caso, las recepciones de mercaderías de los proveedores podrán ser asignadas a las órdenes de compra. Las facturas de los proveedores también podrán ser asignadas a órdenes de compra. El sistema lleva un control de los saldos pendientes de las mismas tanto en lo que resta para entregar como en lo que resta para facturar. Una vez satisfechas el sistema las puede cerrar automáticamente si están dentro de ciertos parámetros configurables.
  • Se pueden ingresar al sistema las solicitudes de mercadería por parte de los usuarios o de los distintos departamentos de la empresa, de manera que el comprador sepa qué, cuánto y para cuándo se necesita la mercadería. El sistema permite seguir claramente el estado de las compras o de las solicitudes pendientes de compra.
  • Además de los comprobantes usuales que se reciben por las compras (Facturas, Notas de Débito y Crédito, etc.) se pueden emitir notas de débito a los proveedores, evitando así la necesidad de esperar la nota de crédito correspondiente del proveedor.
  • El sistema trabaja con fecha de cierre de IVA, de manera que las facturas de compra correspondientes a un subdiario de IVA cerrado no ingresarán en ese subdiario sino en el período abierto. Igualmente, el cierre de IVA puede abrirse y cerrarse cuantas veces sea necesario siempre y cuando se tengan los permisos de acceso necesarios.
  • Se pueden registrar los comprobantes referidos a un número de importación de manera de hacer el seguimiento de los costos asociados a la misma.
  • Se pueden emitir reportes estadísticos, el subdiario de IVA compras, facturas a pagar, cuentas corrientes, búsquedas, etc.
  • Se pueden ingresar planes de pago a proveedores, incluso con anticipo o cuotas.
  • Se pueden asignar compras a centros de costos o resultados, lo que permite mayor detalle en las operaciones.
Tesorería
  • Se pueden ingresar los recibos de los clientes, las retenciones y otros ajustes.
  • Se pueden cobrar o pagar comprobantes en forma parcial, total o de más.
  • Las retenciones pueden ser exportadas a los módulos correspondientes del SIAP.
  • Se puede establecer un cierre de comisiones (por cobranzas) para evitar los problemas de corte en las liquidaciones.
  • Se pueden emitir notas de débito y crédito automáticamente al ingresar los recibos.
  • Se pueden ingresar los pagos de los proveedores y efectuar las retenciones de ganancias, ingresos brutos e IVA en forma automática, es decir, calculadas por el sistema.
  • Las retenciones por los pagos pueden ser exportadas a los módulos correspondientes del SIAP.
  • Tanto cobranza como pagos afectan instantáneamente las cuentas corrientes de los clientes y proveedores respectivamente.
  • Se pueden registrar los depósitos y las extracciones bancarias.
  • Se puede hacer el seguimiento de la acreditación de los cheques propios emitidos.
  • Existen varios reportes de tesorería, valores en cartera, saldos, detalles de movimientos, valores emitidos, detalle de retenciones sufridas o efectuadas, etc.
  • Se pueden transferir  valores entre empresas.
  • El sistema calcula automáticamente las diferencias de cambio.
  • Se pueden llevar las cuentas corrientes de los clientes y proveedores en pesos o en una segunda moneda.
  • Se pueden llevar saldos de caja y banco según saldos de inicio distintos a los de la contabilidad. Esto permite mantener el saldo correcto en gestión cuando contablemente existen diferencias aún no encontradas en la contabilidad. No obstante ello, todos los registros de gestión coinciden con los contables.
  • Automáticamente calcula las retenciones de IIBB según las datos de ARBA. Permite ingresar excepciones.
Contabilidad
  • Los asientos por las operaciones (facturas, pagos, depósitos, etc.) realizados en los otros módulos registran el asiento contable correspondiente en forma automática. De esta manera la contabilización es absolutamente on-line, sin cierres ni procesos que complican la operatoria.
  • Se pueden utilizar diferentes ejercicios contables simultáneamente, siempre y cuando estos estén abiertos.
  • Realiza los asientos de cierre y apertura en forma automática.
  • Se pueden registrar asientos, modificarlos y anularlos. El sistema mantiene las versiones anteriores de los asientos para consulta o restauración si corresponde.
  • Mayores, sumas y saldos, etc. con gran variedad de filtros y opciones para filtrar la información.
  • Se pueden efectuar establecer una fecha de bloqueo de asientos anteriores para proteger datos ya conciliados o que no se desean modificar.
  • Además de las imputaciones a cuentas del plan de cuentas, se pueden definir centros de resultados y subcentros para un análisis más detallado de la información. Los centros de resultados (también llamados centros de costos) pueden asociarse a cuentas para evitar el mal uso de los mismos.
  • Como cada operación del sistema registra simultáneamente un asiento contable, el diario es sumamente detallado. No obstante, a fin de no tener que imprimir tantas hojas, el diario puede ser resumido al momento de imprimir el libro, para ello el sistema puede realizar automáticamente asientos  resumen por las compras, ventas, etc.
  • El nivel de detalle que puede obtenerse del mayor es tal que permite obtener mayores de clientes, proveedores, cuentas de tesorería, etc., sin necesidad de acudir a los reportes de gestión. Obviamente los reportes obtenidos de gestión tienen aún más información y pueden ser obtenidos con mayor cantidad de filtros.

Stock
  • Se pueden definir artículos con hasta 15 caracteres alfanuméricos y opcionalmente con 2 estructuras adicionales de 3 caracteres cada una. Por ejemplo, se pueden representar estructuras como artículo-fragancia-envase (shampoo lavanda x 12 unidades), artículo-color-cantidad (témpera azul x 150cc), etc.
  • Se pueden definir depósitos o ubicaciones para los artículos.
  • Se puede trabajar con lotes (o partidas o despachos) de artículos de manera de saber en cada momento el stock de cada lote.
  • Se pueden seleccionar automáticamente al facturar los lotes más antiguos o bien manualmente qué lote se desea entregar.
  • Se pueden ingresar ajustes de stock, cargas iniciales, recepciones de proveedores asociadas a  las órdenes de compra correspondientes (o no), devoluciones, etc.
  • Se pueden ingresar al sistema los stocks mínimos de artículos.
  • Se pueden emitir reportes parametrizados del estado del stock, faltantes, bajo el punto de pedido.
  • Se pueden emitir reportes  de los movimientos de mercadería (ingresos, egresos y transferencias) por depósito, tipo de movimiento, etc.
  • Se puede visualizar en cada momento y en una única pantalla el estado de un artículo: cantidad, pedidos aprobados, pedidos rechazados o sin analizar, órdenes de compra  emitidas, pendientes de producción , reservados para consumo en producciones en curso o planificadas, etc.
  • Se pueden imprimir etiquetas autoadhesivas al momento de registrar las recepciones de proveedores.
  • Se puede hacer el seguimiento de las solicitudes de compra realizadas por los usuarios y el estado de entrega de las órdenes de compra.

Producción
  • Se pueden definir  las fórmulas de los artículos a producir con el detalle de componentes, pasos de producción, máquinas asociadas y controles de calidad requeridos.
  • Las fórmulas de producto pueden definirse con cierre manual ( apertura y cierre ) o automático (se abre y automáticamente en el mismo momento se cierra y se producen los consumos).
  • Se pueden definir consumos automáticos, que se registran automáticamente al cierre y según la cantidad producida o bien manuales que van registrando a medida que se consumen.
  • Se pueden realizar cierres parciales de producciones.
  • Se puede planificar la producción de un periodo (por ejemplo, un semestre) basándose en los datos de las ventas de un periodo anterior, en los pedidos de clientes pendientes o según un plan de venta ingresado manualmente. Una vez ingresado el plan de venta, el sistema determina automáticamente la necesidad de producción (tanto de productos terminados como de semielaborados e intermedios) y la necesidad de compra de insumos y materias primas. Para ello, se basa en datos de producción mínima, stock actual, comprometido en pedidos, órdenes de compra emitidas, producciones en curso, mínima cantidad de compra, stocks mínimos o de seguridad, etc.
  • Opcionalmente se puede validar la existencia de insumos antes de abrir una orden de producción.
  • Se pueden ajustar errores de producción una vez cerradas las producciones.
  • Se puede emitir un reporte de producción donde figuren datos como el rendimiento, merma, consumos previstos vs. consumos reales, costo previsto y costo final de la producción, insumos separados por lote utilizado, etc.

Costos
  • El sistema de permite registrar costos manualmente o bien desde las distintas operaciones del sistema (producciones, compras y recepciones de proveedores, importaciones, etc.).
  • Se pueden modificar o corregir costos mal ingresados.
  • Se pueden emitir reportes comparativos de costos a distintas fechas.
  • Se puede trabajar con costos de última compra, estándar o FIFO (de acuerdo a los lotes utilizados).
  • Se pueden emitir reportes estadísticos de ventas valorizados al costo, reportes de contribución, etc.
  • En todo momento puede consultarse la evolución de los costos de un artículo dado.
  • Varios reportes pueden emitirse costeados, por ejemplo, el reporte de necesidad de compra en planificación de producción.
  • Pueden ingresarse los costos de reposición de insumos y materias primas.

Importaciones

El módulo de importaciones permite definir una importación y englobar en ella todos los gastos y operaciones asociadas. De esta manera se puede analizar los costos de cada una de ellas y realizar un seguimiento de las mismas desde la orden de compra hasta la entrega al cliente.

  • Permite definir un número de importación para agrupar todas las operaciones.
  • Permite obtener un informe detallado de los gastos de importación y del factor de nacionalización obtenido.
  • Se puede relacionar una orden de compra,  total o parcialmente, a una importación.
  • Se puede ingresar la mercadería en tránsito.
  • Puede importarse a plaza o zona franca.
  • Se pueden registrar las salidas de zona franca.
  • La mercadería ingresada mediante importaciones queda correctamente costeada de acuerdo al costo total de la importación.
  • Al consultar el stock de un artículo puede saberse si tiene actualmente importaciones en curso.
  • Si se trabaja con lotes o partidas, la mercadería importada queda asociada al despacho de importación.
  • Se puede utilizar el método FIFO para costeo y entrega de la mercadería.

Flujo de Fondos/Cashflow
  • Se genera una planilla que consolida los vencimientos de facturas de venta, de compra, los valores emitidos, los gastos proyectados, cheques de terceros a depositar, caja, etc., distribuidos en columnas diarias, semanales o mensuales.
  • La planilla es sumamente flexible, pudiéndose definir distintas categorías donde se agrupan los vencimientos.
  • Puede consultarse cada celda del flujo de fondos para ver de qué se compone.
  • Pueden modificarse fácilmente los vencimientos de manera de ajustarlos a la realidad, por ejemplo, sabiendo que se va a posponer el pago de una factura, puede movérsela de columna para reflejar mejor el flujo de fondos.
  • Pueden definirse conceptos e importes con vencimientos diarios, semanales, quincenales, mensuales, etc., que se repitan o no, por ejemplo, honorarios que se pagan mensualmente, abonos, gastos proyectados, etc. Al momento de recibirse la factura correspondiente a una proyección, ésta se cancela y se reemplaza por la factura a pagar.
  • Pueden opcionalmente dividirse las facturas de ventas en 2 categorías, con fecha de pago confirmadas o no.